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结束6西格玛(6sigma)团队的界定工作

张驰专栏  |      2017-07-13 21:09:19
引言:一旦这些工作都完成,6西格玛(6sigma)团队就要准备进人测量阶段的工作了。

当目前为止,6西格玛6sigma)团队应该已经完成了界定阶段的四个主要工作:

.带有问题陈述和目标陈述的项目特许任务书;

.带有问题陈述和目标陈述的项目特许任务书;

.可测量的顾客需求清单;

.对流程进行分析的SIPOC图;

.一张更详细并能将可测量的可疑区域突显出来的图。

在完成界定阶段之前还有最后三个工作必须进行:

1.更新项目故事板;

2.准备一份部门总结报告,接受项目负责人或领导委员会的评审;

3.回顾工作进展情况,修改6西格玛6sigma)团队的基本规则、项目计划等。

.更新项目故事板

项目故事板是6西格玛6sigma)团队成员进行交流的一件重要的工具。如果要决定项目故事板中有一些什么内容,可以让6西格玛6sigma)团队讨论什么信息能够体现出你们界定工作的重点或成果。很多6西格玛6sigma)团队决定在项目故事板中陈列下面的内容:

.项目团队成员的姓名和职位;

.最初的带有问题和目标陈述的项目特许任务书;

.可测量的顾客需求清单;

.高层次的SIPOC图;

.列出流程中本身现有的测量。

2.准备阀门总结报告

因为6西格玛6sigma)团队所完成的工作是企业战略决策的一部分,所以大多数企业都会在DMAIC每个阶段完成时进行正规的综合回顾程序。进行这个程序的目的主要是为了让6西格玛6sigma)项目负责人和发起人、领导委员会或其他的主管部门对6西格玛6sigma)团队在该阶段的工作进行评估,并且宣布下一个阶段的工作正式开始 (或者为了在进行下一个阶段的工作之前,让6西格玛6sigma)团队在界定阶段进行更多的工作)。

这类的综合回顾经常被称为 “阀门总结”(虽然很多公司对它有不同的叫法),因为6西格玛6sigma)团队在进行下一个阶段的工作之前,必须成功地通过这个 “阀门”。闽门总结理论上应该在整个项目团队和恰当的主管单位之间集体召开的会议上进行。6西格玛6sigma)团队做工作总结报告,评审员们就此进行一些提问,并就其中一些细节进行探讨,然后决定是否同意6西格玛6sigma)项目团队的工作推进到下一个环节。 界定阶段的阀门总结一般来说是团队首次就他们的工作进行的正式反馈,因此大家自然会神经很紧张。减轻这种紧张压力的惟一办法就是做到对你所准备的材料心中有数。关于准备阂门总结报告的工作表可以帮助6西格玛6sigma)团队完成准备工作;下面还有一些附加的提示:

.让6西格玛6sigma)团队的所有成员都参加材料的准备和汇报工作。对个人或小组进行具体的责任分工。

.集中要点。如果将团队作出的每一项决定都描述出来,参与阀门总结报告 会的主管们肯定会听得筋疲力尽的。要想明智地使用他们的时间以示尊重,就必须:让你的团队找出要和评审员们共享的最重要的信息,然后准备好简洁的视图文件或是书面材料来对这些信息进行总结归纳。

.让评审员们作出清楚的决定。评审员们所面对的问题是他们是否同意6西格玛6sigma)项目团队进入DMAIC的下一个阶段。因此,团队必须让他们可以清楚地作出 决定:如果今天的会议对我们开绿灯,我们下一步就要……

.在做报告前先进行排练。6西格玛6sigma)团队的很多成员没有正式地做过公开报告,因此他们的公开演讲可能技巧非常糟糕!在一个重要的主管或者一群同事面前先排练一次是一种对报告进行检验的安全方法,这也有助于成员对他们自己所扮演的角色感到更适应。

3.回顾工作进展情况

持续改进的核心部分就是对6西格玛6sigma)团队所做的工作进行回顾,并将它与我们所期待出现的情况进行对比,从而进行一些相应的调整。这项工作可以做的尽量的简明扼要。例如,在6西格玛6sigma)团队会议中留出巧分钟问一问:“我们在界定阶段学到了什么?” 或者委派一个小组对迄今为止团队所做的各方面工作做一个详细地回顾(包括基本原则、项目目标/特许任务书、流程图等等),然后提出一些改善的建议。 一旦这些工作都完成,6西格玛6sigma)团队就要准备进人测量阶段的工作了。

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