6西格玛组织沟通-张驰咨询
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6西格玛组织沟通

张驰专栏  |      2017-07-07 20:58:08
引言:当6西格玛被引进企业后,它能带来改变的第一个具体证据,大概会来自六西格玛黑带和DMAIC团队。

6西格玛被引进企业后,它能带来改变的第一个具体证据,大概会来自六西格玛黑带和DMAIC团队。然而,6西格玛团队以外的人通常不太清楚“他们到底在搞什么名堂? 他们到底做了些什么?”这种“信息代沟”会引发对6西格玛的猜测和神经过敏。

刻意在项目进行中保持低调直到达成可分享的真实结果,这种做法是可以理解的。但是,这种保密做法会让你找不到支持你的解决方案的人 (还会搞得每次用餐时你一坐上桌,大伙儿就纷纷离座)。另一方面,即便你想分享有关6西格玛项目的信息,也得有个沟通过程,同时要非常清楚谁该知道什么 (以及何时去向他们请 教)。

这里有个可以DIY的沟通妙招,就是在完成每个DMAIC阶段时,以可携带的故事板来展示和分享你的6西格玛团队成果,这也有助于扩大6西格玛团队活动。故事板让你可 以用画面来展现项目的主要行动和成果。如果可能,把6西格玛团队的活动适时存人可方便存取的内部系统。6西格玛团队的报告若有统一的形式,会更有助于6西格玛团队外的同仁了解情况。以下将告诉你如何制作和使用故事板这个工具。

公布进展情况:使用故事板

估计的不错,故事板就是利用一系列的图板(通常是一块可折叠的展板,经常是利用简报软件包制作)告诉你有关项目的“信息”。图表5 -4是一个例子 (这项工具借自电影和广告的制作方法:在实际制作前,以图像勾勒广告或动画特色)。

故事板有两大作用:

.第一,6西格玛团队可以用有趣的方式概述和展示其业务。一位六西格玛黑带曾经说过,故事板让他想起女儿学校的科学作品展览。这正是6西格玛所要展示的:公开我们能如何使用数据和科学的方法去解决问题,而不单单是往里投钱或埋头苦干。6西格玛团队可以使用一些开会时间合力制作故事板,剪贴些东西来展示。这是绝佳的团队合作,比例行的“同意”会议记录有趣多了。

.第二,故事板让团队以外的同仁知道6西格玛团队做了些什么 (毕竟,有些同仁还帮助6西格玛团队收集数据和提供其他支援。他们好奇团队到底完成了些什么)。 它能让其他同仁从一开始便掌握状况,不用等到6个月项目完成后才恍然大悟。

这种板的形状和大小不一。有些6西格玛团队只把电脑文件打印出来,也有些6西格玛团队制作大幅彩色展板式的图片。6西格玛团队利用它们来展示进行界定、测量、分析、改进、控制 (DMAIC )循环时做出的主要文件和图表。无论6西格玛团队 用的是哪一种,应找出与同仁和管理层分享这种故事板的方法,甚至让他们参与项目。例如: .在休息室、餐厅、入口或其他显眼的地方陈列故事板;

.移动故事板,避免沦为静物摆设,就像布告栏上令人眼花缭乱的公告;

.故事板旁边贴上便利贴让旁观的同仁可以表达看法(6西格玛不是供人观赏的比赛)。如果你的企业有五六个项目正在进行,也都做好了故事板,也许你该在人来人往的走道或餐厅内,打造一个“艺廊”并提供回答有关项目问题的手册。

无论如何,在高科技电子邮件和其他通信系统的世界里,若想每天向企业汇报6西格玛团队所带来的改变,可移动、彩色、剪贴式的故事板仍是最好和最有效的方式。六西格玛黑带需要运用巧思,找出能确保人们能记住成果的方式,并将其融人企业文化—才不至很快被人遗忘,就像没人在时倒地的树。在你完成每个DMAIC阶段时,本书都会提醒贵6西格玛团队要更新故事板的内容,以及该加上什么来呈现6西格玛团队的最佳成果。

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