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6西格玛项目选择流程(三)

张驰专栏  |      2017-07-05 21:22:09
引言:项目选择流程的结果 (如果做的正确的话)应该是一份对问题或机会的书面描述,内容包括它对业务所产生的价值,以及指派从事该项目的团队所期望达到的广泛改进目标。

步骤7.为中选的6西格玛项目起草项目特许任务书

项目选择流程的结果 (如果做的正确的话)应该是一份对问题或机会的书面描述,内容包括它对业务所产生的价值,以及指派从事该项目的团队所期望达到的广泛改进目标。6西格玛项目负责人应该起草项目特许任务书并以书面形式授权6西格玛团队执行。在起草项目特许任务书时,6西格玛团队负责人应该记住该特许任务书的直接顾客是团队领导,因为他会根据该特许任务书来选择团队成员,并开始展开6西格玛团队工作。

6西格玛团队成员也是项目特许任务书的顾客,因为该特许任务书将帮助他们理解人们期望他们完成什么。通常,随着团队收集数据的增多,项目特许任务书也会随之进行修改,但项目负责人一开始就起草了一份清晰的特许任务书,就会对这个流程有促进作用。在DMAIC项目流程中,项目负责人、6西格玛团队领导和团队成员就像在打乒乓球一样,会反反复复地讨论项目特许任务,因为他们会不断加深对流程及顾客需求的理解。

理想情况下,项目负责人通常会与六西格玛黑带和6西格玛团队领导合作,确定DMAIC项目特许任务书的下列几个方面:

.对问题及其症状的简单描述。重要的是,不要在这里写出问题的肇因、解决方案或该指责谁。问题陈述仅仅是描述我们看到的症状。例如 “顾客关于入住我们宾馆办理手续的时间的满意度从去年的85%下降至今年的 68%。”

.要实现的大目标或结果。这时通常不会确定具体的目标,因为尚未收集问题的准确数据。有了数据之后,6西格玛团队成员和项目负责人可以商榷出一个有意义的目标,一个能满足顾客需求的目标。初稿上的目标陈述通常很简单,如 “改进入住流程的顾客满意度。”

.业务理由:概述项目的价值及其需要。解决这个问题能带来哪些财务、顾 客、战略及其他方面的好处—为什么现在做这个6西格玛项目很重要?因此,“在旅馆业竞争激烈的今天,我们都知道顾客对于入住流程不满将对我们财务上的成功构成直接的威胁。高级管理层已经把提高该领域的顾客满意度作为今年最重要的五大战略之一。”

.项目的范围、限制及假设条件。要让6西格玛团队大概了解他们能使用哪些资源,哪些解决方案他们根本不必考虑。项目负责人可能会这样写:“希望在3个月内完成该项目,团队在收集数据过程中会得到全面的信息技术支持。领导委员会不希望在住宿登记处雇用更多的员工。”

项目特许任务书一方面要给6西格玛团队一个明确的起点,另一方面也不要让6西格玛团队一开始就收集了过多的数据。第一次写得不对也没有关系,6西格玛项目负责人和6西格玛团队领导在整个项目流程中会不断讨论项目特许任务书。

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