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6西格玛项目倡导者和流程负责人的做法

张驰专栏  |      2017-11-29 18:49:59
引言:执行六西格玛项目时,最关键的角色之一是项目倡导者。没有项目倡导者的支持,哪怕是最优秀的6西格玛项目团队领导者也难以发挥作用。

执行六西格玛项目时,最关键的角色之一是项目倡导者。没有项目倡导者的支持,哪怕是最优秀的6西格玛项目团队领导者也难以发挥作用。根据经验,项目倡导者对改进项目能够成功实施有着极大的影响。流程负责人也对项目进展产生巨大的影响。他们才是真正的项目工作发起者。他们提供资源,保证变革持续进行,这对项目的长期成功至关重要。有一些优良做法值得人们探讨和仿效,具体如下:

①事先制定操作协议

6西格玛项目开始时,与团队领导者制定一份清楚的协议,内容包括:你会为团队领导者做什么(询问团队领导者对你的期望,然后详细列出你能满足的期望细节);你对团队领导者有什么期望(询问团队领导者能为你做什么,然后详细列出团队领导者能为你做的事情);不经过你批准时团队的决策权力(这需要明确决策时的约束条件和限制)。这些协议细节应该写出来并交给6西格玛团队领导者过目。做好这项工作后,就可以避免出现冲突、拖延和意外的麻烦。

②避免事无巨细地管理

不要过度关注项目的细节或内容,而是给6西格玛项目团队领导者提供需要的支持,以加速项目的成功实施进程。你的精力应该集中在鼓舞团队士气、推动项目进展、消除障碍和帮助影响变革上。

③缩小6西格玛项目范围

评审过的所有项目在启动时和先期阶段几乎都存在范围过大的问题。当项目范围便于管理时,项目进展就会加速。企业领导者试图扩大项目范围,结果造成“范围蔓延”让许多团队领导者很郁闷。由于惧怕冲突,他们有意避免讨论这类问题,所以问题也得不到解决。事实上,很多6西格玛项目倡导者和流程负责人都没有意识到范围太大是个问题,直至项目拖延得超出预期完成日期。把项目范围缩小以便于管理,可以使团队更好地集中精力做最有意义的事情。

④把6西格玛项目工作纳入工作日程

关注项目和项目团队领导者积极开会商讨问题并促进项目进展。这么做,不仅是把6西格玛团队领导者叫到你的办公室,或者允许他(她)有问题时随时见你。你需要做一些事情;投入是通过行动表现出来的。你需要经常向团队领导者和成员打听项目情况,抽时间参加6西格玛项目团队会议(但要注意不要向大家施加你的想法),并跟其他员工谈起项目的工作。

⑤让6西格玛团队领导者负起责任

项目开始时,要制定一个协议,确定项目完成的时间框架。你必须让6西格玛项目团队领导者对日程安排负责。这么做,意味着在截止日期之前经常询问进展,了解时间的变动,你的积极参与和好奇将让6西格玛团队领导者全力以赴。

⑥消除进展中的障碍

你的工作是保证6西格玛项目团队不被外界的需求打扰,所以就得把外界干扰档住。团队犯错误的时候,要能跟其站在一起,因为这正是学习的过程。

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