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将改进的6西格玛(6sigma)流程记录下来

张驰专栏  |      2017-09-02 09:25:38
引言:一旦改进的试行阶段接近完成,而且改进看来是有效的、可持续的,那就需要把经改进的6西格玛(6sigma)流程步骤完全记录在册。

一旦改进的试行阶段接近完成,而且改进看来是有效的、可持续的,那就需要把经改进的6西格玛(6sigma)流程步骤完全记录在册。

如果你曾经在度假前交给临时看家人一些工作指示,你就会知道下达错误指示或不完全的指示有多容易。你是否想到过要告诉看家人如何开关空调(如果12月出现了难得一见的热浪呢),你是否想到要提醒看门人浴室的冷热水龙头是逆时针旋转的,或者前门的钥匙放在侧门的擦鞋垫下面。

没有良好的指示,会让未来的后任者和临时看家人在运行改进的6西格玛(6sigma)流程时遭遇一系列痛苦的意外。将改进的6西格玛(6sigma)流程记录建档会帮助避免这些意外。以下是一些建议:

.书写清楚,运用图表—活动挂图、照片、图表、录像带—在任何有可能的时候。避免运用术语和技术专有名词,除非你真正认为负责实施改进的人和你一样熟悉 “业内语言”;

.当你打开新电脑的包装,你会闽读两英寸厚的指南还是十页的“操作精要”(或者你两样都不读!);因此要保持简单化!

.事前预测一些可能在试行阶段会显露出的问题和警告信号;

.如果某个人不得不搭公司的巴士去16号楼3层,或花一小时在电脑上挖掘所需的程序,他们可能就不会费力去探寻6西格玛(6sigma)流程出现的波动,变革也就不 会出现在流程中;

.如果流程太复杂,人们会停止更新他们正在做的记录工作,直到文件中记录的和人们实际所做的变得完全不同。一些公司对这个问题的处理方法是成立专门致力于 “文件控见第343页的流程文件检查表— 6Q— 制”的部门。但我们推荐你让实际操作流程的人来对文件进行控制,因为他们知道什么需要更新或什么需要去除。

一个最后的提示:如果让那些将来会应用这些文件的人进行记录工作,那么你的文件可能会更有用处。让那些每天围绕6西格玛(6sigma)流程工作的人们看看记录草稿,并请他们提供意见。

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