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6西格玛流程设计/再设计

张驰专栏  |      2017-07-02 22:13:47
引言:与DMAIC流程有关的主要活动适用于广泛的经营形式。但有时也需要另一种DMAIC途径。

与DMAIC流程有关的主要活动适用于广泛的经营形式。但有时也需要另一种DMAIC途径:

当企业选择替换而非修复一个或多个核心流程时;

当领导层或6西格玛团队发现仅仅改进现有的流程永远无法满足顾客的质量要求时;

当企业发现了一个能提供全新的产品或服务的机会时。

在这些情况下,企业需要6西格玛设计或再设计核心流程。这个途径有多个名字:6西格玛流程设计或再设计,6西格玛设计 (SSD ),为6西格玛进行的设计 (DFSS)。在流程设计中,团队利用6西格玛原理,根据顾客需求及数据和试验的结果,来创造革命性的新流程、产品和服务。

在流程设计中,通常会采用特殊的DMAIC步骤,以确认创新的、有效的方法来完成任务:

界定 (Define):界定顾客的需求以及流程/产品/服务的目标;

测量(Measure):测量并达到满足顾客需求的绩效;

分析 (Analyze):分析并评估流程/产品/服务的设计;

设计 (Design):设计并实施新的流程/产品/服务;

验证(Verify):验证结果并保持绩效。

(有些公司或团队在6西格玛改进和设计中都使用 “DMAIC”五个步骤,只是根据项目的性质调整其活动而已。)

流程设计通常比流程改进的时间长,而且由于流程设计包括了全新的产品或流程的创造和实施,其失败的风险也比改进一个现有流程要大(如果对设计目标缺乏远见,或6西格玛团队成员中重新设计所需的适当技能和态度,则失败的可能性更大)。

虽然6西格玛流程设计的结果和目标与流程改进有很大的区别,但两者的项目工作是很类似的 (见图表2-3)。以后将详细讨论如何应用书中关于流程改进的指导来设计项目。

案例研究:Tri一Pan公司的拼接法

三家地区性的设备租赁公司合并后,其业务开始蒸蒸日上。建筑设备、打印机、复印机和卡车等的租赁业务不断上升。Tri一Pan租赁公司进入国家租赁公司排行榜的前几名。 然而,前线业务的上升(销售增加)所带来的正面影响却被支付问题给严重削弱了。把三家公司的开发票和收款流程结合起来的努力并不成功。开发票给顾客要用5 -9周的时间,然后顾客要用6一10周的时间付款。

起初,Tri一Pan租赁公司想办法解决了部分问题。它建立了三个跨职能的 “快速追踪”问题解决团队,找到了一些租赁文件处理流程中的明显问题,把开发票的时间减少了几天。然后,一个流程改进六西格玛黑带与一组受过培训的六西格玛绿带一起工作,找到了公司会计系统中丢失数据的原因,并大大降低了周期,但只适用于租赁办公设备的用户。

通过评审解决方案的结果,Tri一Pan公司财务组的VP提出了一个全新的行动计划 “当我们试图把不同的流程拼接在一起时,我觉得我们在做梦,我们目前做事的方式中有很多不连贯和使人头痛的问题,因此要改变这种状况大概需要数十个小型的项目。同时,除非我们能更快的收到付款,否则我们的现金流会很低。” 随后进行了大量的讨论和对话,有些经理担心重新设计开发票和收款流程的项目过大也过于冒险。针对这种考虑,把再设计工作按阶段进行会使人们感到舒服些。最后,不仅团队一致投票通过了再设计的计划,而且还赢得 了人们的热情支持。

“有时,”账单部主管评论说,“你不得不抛弃旧的,才能拿到新的!”

为什么“6西格玛设计/再设计”是本案例的适用战略?

问题的影响很严重,可能会威胁到企业财务上的健康运作。不仅现金流受到影响,公司在顾客中的形象也会受到影响—要用这么长时间才收到账单。

协同努力来实现所需的变化—既可利用 “快速追踪”问题解决6西格玛团队来去除流程中明显的缺陷,也可利用6西格玛改进团队—只获得了部分成功。要实现目标还需要更多的努力。

流程和合并的历史显示出需要更多的努力来去除开发票流程中的缺陷和问题。更广泛的、更有进取心的活动将更有效。

领导层要做好准备来支持设计努力。如果没有这种支持和进行再设计的耐心,那还是进行渐进的变革比较好。

(支持非常重要,尤其对于设计战略)同时,由于是阶段性的再设计,Tri一Pan公司在整个6西格玛再设计过程中将不断获得阶段性的成果。

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